Dacă ar fi să numim cea mai importantă componentă a unui software pentru agențiile de turism, aceasta ar fi administrarea rezervărilor. Interfața, rapoartele, galeriile foto interactive, toate acestea sunt doar un bonus. Rezervările și gestionarea acestora reprezintă punctul central al oricărui business în turism.
Procesele de gestionare a rezervărilor diferă de la un produs la altul, dar și de la o companie la alta. Totuși, există câteva puncte cheie în ceea ce privește gestionarea rezervărilor, puncte cheie pe care orice soluție software ar trebui să le ofere. Dacă software-ul pe care îl folosești acum nu îți pune la dispoziție tot ceea ce ai nevoie pentru gestionarea unei rezervări, poate ar fi bine să iei în considerare schimbarea acestuia.
Calcularea automată a tarifelor în orice valută
Este important să ai posibilitatea de a calcula automat tarifele în orice valută. De fapt, este o necesitate. În momentul în care faci o rezervare, trebuie să ai parte de calcule rapide și precise pentru a le oferi clienților informații exacte. Precizia și transparența în ceea ce privește tarifele te ajută să construiești o relație mai bună cu clienții tăi, lucru care poate duce doar la creșterea vânzărilor.
Împachetarea dinamică
Un client dorește să rezerve o cameră la hotel. Și un transfer de la aeroport. Și un serviciu de rent-a-car. După cum bine știm, clienții fac asta. Acestea sunt situații peste care atât tu cât și angajații tăi veți da în fiecare zi. Verifică dacă software-ul de gestionare a rezervărilor pe care îl folosești în prezent poate oferi această opțiune. Poate acesta să susțină în totalitate împachetarea dinamică?
Urmărirea plăților
La începutul articolului spuneam că punctul central al oricărui business în turism sunt rezervările. Acest lucru este doar pe jumătate adevărat. Rezervările sunt importante, însă la fel sunt și plățile acestora. Trebuie să ai posibilitatea de a ști tot timpul care rezervări sunt achitate, care este diferența de plată, care clienți încă mai au de plătit, care sunt termenele de plată. Toate aceste informații financiare sunt direct legate de rezervările propriu zise, fiind necesară monitorizarea acestora cu ajutorul sistemului de gestionare.
Emiterea documentelor
Faptul că ai efectuat o rezervare în sistem nu este de ajuns. O rezervare implică, de asemenea, și comunicarea informațiilor despre această rezervare atât către clienți, cât și către furnizori și contabilitate. Oferă sistemul pe care îl folosești ușurință în generarea documentelor? Poți, din acest sistem, să generezi atât documente de călătorie precum biletele de avion, vouchere de cazare, rooming list, notificări de la furnizori, cât și documente financiare precum contracte, facturi, chitanțe, OP-uri de plată, etc.? Dacă întocmești aceste documente manual în alte sisteme și nu în sistemul de gestionare a rezervărilor, acest lucru ar trebui să îți ridice niște semne de întrebare.
Monitorizarea statusului rezervării
O rezervare are un ciclu de viață. Ciclul poate începe cu verificarea tarifului și a disponibilității, urmată de confirmarea de la furnizor. Se așteaptă mai apoi confirmarea din partea clientului, devenind atunci confirmată 100%. În final, rezervarea poate fi anulată. Fiecare dintre aceste situații se multiplică odată cu efectuarea unei noi rezervări. Cum poți să ții evidența tuturor rezervărilor și, implicit, a tuturor statusurilor acestora? Evident, prin utilizarea unui software de gestionare a rezervărilor.
Căutarea rapidă
Să spunem că sună un client care dorește să știe cât mai are de plată. Trebuie să stai cu clientul în telefon și să îi oferi informația solicitată cât mai repede posibil. Trebuie să îi găsești rezervarea în câteva secunde. Sau, poate trebuie să găsești toate rezervările efectuate de un anumit agent? Sau să faci o listă cu toate rezervările care au check-in la o anumită dată? Dacă trebuie să găsești toate charterele care pleacă la o anumită dată? Sistemul trebuie să îți ofere aceste informații repede și ușor. La urma urmei, vorbim despre un software de gestionare a rezervărilor, nu-i așa?
