Una dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă agențiile de turism este aceea de a nu ști exact cât câștigă la fiecare rezervare efectuată (având în vedere faptul că nu au cum să știe de la început ce cheltuieli au pentru a le compara cu comisionul rezervării). O metodă de a rezolva această problemă este aceea de a ține evidența facturilor emise de către furnizori. Această variantă are, pe lângă asta, și alte avantaje.
Monitorizarea rezultatelor afacerii
Orice agenție trebuie să aibă o evidență în ceea ce privește veniturile și cheltuielile. Odată cu dezvoltarea afacerii, crește și nevoia monitorizării rezultatelor. Dacă toate facturile emise de furnizori sunt introduse în sistemul de rezervări, utilizatorul poate compara veniturile și cheltuielile pentru fiecare rezervare, fie că este vorba de sejururi sau circuite, făcând astfel posibilă monitorizarea eficientă a rezultatelor afacerii. Acești indicatori pot determina planurile viitoare pentru dezvoltarea agenției de turism.
Evitarea greșelilor din partea furnizorilor și a angajaților
Greșelile sunt inevitabile, indiferent de domeniul despre care vorbim. În momentul în care este introdusă o factură de la furnizori în sistemul de rezervări, unele greșeli pot fi determinate cu ușurință. Neregulile pot apărea atât din partea furnizorilor cât și din partea angajaților:
De exemplu, furnizorul ți-a promis o ofertă specială pentru un anumit circuit. Tu stabilești prețul de vânzare având la bază acea ofertă specială. Furnizorul îți emite o factură la care nu este aplicată acea ofertă specială. În momentul în care introduci factura în sistemul de rezervări, vei remarca imediat faptul că există o discrepanță în ceea ce privește tariful net.
Oricine poate introduce factura de la furnizor în sistemul de rezervări
Este foarte posibil ca agentul care a făcut rezervarea să fie familiarizat cu costurile adiționale sau cu discount-urile aplicate acesteia. Așadar, acestuia/acesteia îi va fi mult mai ușor să introducă factura de la furnizor în sistem, față de orice alt angajat.
Oricine poate urmări facturile de la furnizori
Prin introducerea în sistem a facturilor de la furnizori orice persoană din agenție va avea acces atât la documentele respective cât și la datele scadente ale acestora. Asta le va permite să urmărească plățile către furnizori fără a fi nevoie să contacteze pe cineva din departamentul de contabilitate. Totodată, acest lucru va oferi informații despre rezervările care nu au emise facturi de la furnizori, făcând astfel mai ușoară detectarea și rezolvarea greșelilor.
Exportarea facturilor de la furnizori către orice software de contabilitate
Agențiile de turism cred adesea că introducerea facturilor de la furnizori în sistemul de rezervări dublează munca deoarece va fi necesară reintroducerea acestora și în software-ul de contabilitate. Acest lucru nu este adevărat deoarece facturile de la furnizori introduse în sistemul de rezervări pot fi foarte ușor exportate către acel software de contabilitate.
Introducerea și urmărirea facturilor de la furnizori în sistemul de rezervări au foarte multe avantaje. Prin introducerea acestora în sistemul de rezervări vei avea o mai bună privire de ansamblu asupra rezultatelor afacerii tale. Sistemul de rezervări reprezintă baza ideală pentru transmiterea informațiilor către software-ul de contabilitate. Timpul câștigat de agenția de turism va fi substanțial în ceea ce privește pregătirea acestor task-uri, putând astfel să aloce mai mult timp pentru analizarea afacerii.
Alege TOS Conta și începe să faci asta, acum! Solicită un DEMO aici.
