Cu toate că trăim în era dezvoltării tehnologice, încă există companii care au peste 100 de angajați și continuă să facă totul manual, să își ia notițe pe foi sau să scrie pe agendă. Ca și consultanți în materie de software, auzim foarte des de la clienții noștri afirmații de genul „Lucrăm mai rapid în Excel” sau „Excel chiar acoperă toate nevoile noastre”. Dar cum rămâne cu partea de back office, sistemul de rezervări online, integrarea API cu touroperatorii? De aceste aspecte trebuie să te ocupi cu prioritate, în caz contrar este foarte posibil ca alții sa ți-o ia înainte. Mai jos regăsești câteva motive care îți vor dovedi de ce nu trebuie să alegi Excel în detrimentul unui sistem dedicat agențiilor de turism.
- Nu e o unealtă specializată
Atunci când ai o agenție de turism, folosești zilnic terminologia aferentă acestui domeniu. Dacă folosești ceva generic nu înseamnă că lucrezi la un nivel înalt. Excel este utilizat de diferite tipuri de organizații, așa că nu este în regulă să îl folosești și tu, având în vedere că afacerea ta este unică. Tu trebuie să ai un loc de unde să poți să urmărești toate rezervările, pasagerii, serviciile, comisioanele, marjele, grupurile, etc. Un sistem dedicat agențiilor de turism este o soluție care îți dă posibilitatea de a face toate acestea, plus multe altele. Excel este capabil doar de 10% din ceea ce îți poate oferi acest tip de sistem.
- Pierderea timpului făcând muncă manuală
Atunci când folosești un sistem ce oferă soluții complete, eviți să mai pierzi timpul pe care îl investești de fiecare dată când trebuie să introduci manual informații în foi de lucru și formule complexe. Prețurile pentru serviciile pe care le oferi sunt calculate automat, documentele sunt generate aproape automat, iar statutul financiar actual este accesibil doar cu ajutorul unui click. Poți, de asemenea, să oferi diferite nivele de acces angajaților tăi, în funcție de rolul pe care îl au aceștia în companie.
De exemplu: ai 15 angajați care lucreză în cadrul agenției tale de turism, organizând totul în Excel. Dacă ai folosi un sistem dedicat agențiilor de turism, ai avea nevoie doar de 8 angajați, care ar face exact aceeași muncă pe care o fac cei 15 acum. Am folosit acest exemplu doar pentru a-ți dovedi cât de mult poate acesta să îți ușureze munca și să crească eficiența. Cu alte cuvinte, modulul încorporat în acest software îmbunătățește atât productivitatea cât și profitabilitatea.
- Complexitatea
Când vine vorba de Excel, doar task-urile de bază sunt familiare oricui. Funcționalitățile mai avansate necesită timp și experiență pentru a fi stăpânite în mod corespunzător. O foaie de lucru în Excel este, în esență, o listă goală în care poți să introduci informații financiare. Trebuie să introduci manual fiecare număr în parte sau să dai copy/paste din nou și din nou și să folosești diferite calcule pentru a ajunge la totalul dorit. Un sistem automat dedicat agențiilor de turism înlătură toate pronosticurile pentru că nu mai e nevoie să ții minte toate acele formule.
- Lipsa unor rapoarte foarte importante
Un loc în care să analizezi toate tranzacțiile făcute sau modificate de către angajații tăi pur și simplu nu există! Profiturile, pierderile, marjele, sumele facturate, etc. sunt împrăștiate în sute de foi de lucru, care nu îți oferă o imagine de ansamblu asupra companiei tale. Cu un sistem dedicat agențiilor de turism ai posibilitatea de a avea totul într-un singur loc: gestionarea finanțelor, bugete, locuri libere, urmărirea facturilor și a plăților, clienți, parteneri, furnizori, creare și trimitere documente, itinerarii și monitorizarea eficienței angajaților. De exemplu, cum ai putea să recompensezi un angajat sau să vezi dacă acesta are probleme în a-și face datoria dacă nu ai o imagine de ansamblu asupra a ceea ce face la birou? Îți spunem noi, nu poți.
- Organizare ineficientă
Introdu informația o singură dată și gestioneaz-o dintr-un singur loc. Nu ai nevoie de fișiere pe desktop și de 3 sisteme diferite (unul pentru back office, unul pentru crearea de documente/facturi, unul pentru rezervările online, etc.). Totodată, Excel nu oferă posibilitatea unei conversii ușoare a documentelor tale într-o formă finală gata de trimis către client.
- Numeroase greșeli datorate introducerii manuale
De cele mai multe ori, introducerea manuală a informațiilor duce la greșeli. Informațiile pot fi compromise din cauza schimbărilor sau a ștergerii accidentale. O situație în care nu deții controlul poate fi extrem de periculoasă pentru afacerea ta.
- Informații necentralizate
Atunci când folosești un sistem dedicat agențiilor de turism, gestionezi toate mail-urile, clienții, furnizorii, documentele și serviciile dintr-un singur lor cu o interfață familiară. Totodată, tranzacțiile financiare sunt consolidate și gestionate dintr-o singură locație centrală, eliminând astfel nevoia de foi de lucru separate în Excel (care ar putea duce la crearea unui haos total).
- Colaborare ineficientă între angajați
De obicei, fiecare departament (uneori și fiecare angajat) își gestionează propriile foi de lucru, astfel colaborarea între echipe devine aproape imposibilă. Asta cauzează probleme de comunicare și chiar frustrare în cadrul companiei. Nu știm care dintre următoarele scenarii este mai rău: fiecare angajat să aibă propriul document Excel sau cazul în care toți angajații lucrează în același document. În cel de-al doilea caz, toți angajații trebuie să lucreze pe rând în documentul respectiv.
Într-un sistem dedicat agențiilor de turism ai acces la un istoric în ceea ce privește rezervările și informațiile: când s-a schimbat ceva, ce s-a schimbat și cine a făcut acea schimbare. Acest aspect este extrem de util atunci când mai multe persoane lucrează pe aceeași rezervare sau dacă unul dintre angajați este în concediu și altcineva trebuie să continue de unde a rămas acesta.
- Informații nesecurizate și lipsa perspectivei financiare
Informațiile pe care le păstrezi în fișierele de pe desktop nu sunt securizate. Depinzi de buna funcționare a hard disk-ului tău și de calitatea calculatorului. Cu un software dedicat agențiilor de turism informațiile nu pot fi pierdute din cauza anumitor viruși sau dacă ți s-a stricat calculatorul, accesarea acestor informații fiind posibilă de oriunde, oricând. Serverele au întotdeauna backup în cazul în care ceva nu merge bine. De asemenea, poți să accesezi informațiile de pe alt calculator, trebuie doar să ai acces la internet.
- Proces care îngreunează luarea deciziilor
Acestea fiind spuse, cum ai putea lua o decizie?! Luarea deciziilor trebuie să fie susținută de fapte și de numere. Excel nu oferă o pistă de audit care să îți arate progresul afacerii și nici perspective financiare în timp real care să te ajute să iei anumite decizii. Este foarte greu să aduni informații de calitate care să îți ușureze acțiunile viitoare. Un sistem dedicat agențiilor de turism convertește automat informațiile pentru ca acestea să fie folosite în luarea unor decizii benefice afacerii tale.
Mai pe scurt, Excel este un program bun pentru a păstra cantități mici de informații simple, ce poate oferi niveluri elementare în ceea ce privește situatia contabilă și documentele. Însă, dacă vorbim despre vizualizarea unor informații complete și complexe, crearea de dashboard-uri interactive, gestionarea situației contabile și a producitivății angajaților, acesta nu este potrivit. Pe măsură ce afacerea ta crește și ai din ce în ce mai multe informații de urmărit și de gestionat, folosirea agendelor sau a Excel devine o alternativă inacceptabilă.
