În ultimele câteva decenii, în lumea agențiilor de turism au fost experimentate si observate o serie de schimbări. În deceniile anterioare, oamenii obișnuiau să depună de unii singuri tot efortul necesar de fiecare dată când doreau să plece într-o vacanță. Acest lucru necesita zile întregi de cercetări nesfârșite despre hoteluri, companii aeriene, rute, etc.. Nu numai că aceste cercetări necesitau mult timp, dar aduceau și cheltuieli mari pe lucruri inutile. Cu o mare varietate de agenții de turism care au evoluat de-a lungul deceniilor, oamenii au ajuns acum să economisească timp și bani. Partea cea mai bună a fost că agențiile de turism au început să aibă grijă de toate nevoile clienților, astfel încât singurul lucru ce le rămânea de făcut acestora era acela de a avea o vacanță grozavă. O cercetare recentă arată faptul că prin apelarea la o agenție de turism bună, care poate satisface eficient nevoile turiștilor, o persoană poate economisi până la 450$ pe vacanță, ceea ce înseamnă destul de mulți bani, pentru o persoană de clasă mijlocie. Un alt studiu a arătat că 65% dintre oameni aleg să-și facă rezervările prin intermediul unei agenții de turism, chiar dacă sunt conștienți de faptul că rezervările online sunt mai ieftine în comparație cu serviciile oferite de către agențiile de turism.
Alături de marea varietate de agenții de turism disponibile, există de asemenea și o varietate foarte mare de servicii software oferite acestora, la diferite tarife. Aceste servicii software ajută agențiile de turism să-și gestioneze activitatea într-un mod mai eficient. Cu toate acestea, din cauza varietății mari, devine foarte dificil pentru agențiile de turism să-și analizeze cerințele și să selecteze ceva potrivit pentru ele. Ideea de bază în a avea un software în cadrul agenției de turism ar trebui să fie aceea ca acesta să te ajute în gestionarea mai multor aspecte simultan și să îți ofere cele mai bune soluții posibile la problemele ce pot apărea în cadrul unei agenții de turism.
Alegerea software-ului corect pentru agenția ta de turism este o responsabilitate mare. Acest lucru se datorează faptului că trebuie să iei în considerare mulți factori diferiți, cum ar fi locul pe care agenția ta de turism îl ocupă în prezent pe piață, obiectivele pe termen scurt, obiectivele pe termen lung și, cel mai important, bugetul pe care agenția ta dorește și poate să îl aloce pentru îndeplinirea acestei dorințe de a avea un software. Când vorbim despre obiectivele agenției tale de turism, trebuie avute în vedere toate posibilitățile de investiții care i-ar putea fi oferite în viitor și nivelul de creștere al afacerii pe care l-ar putea experimenta aceasta. Ar trebui, de asemenea, să luăm în considerare tipul de piață asupra căruia agenția acționează. De exemplu, dacă o agenție de turism se ocupă doar de vânzări pachete și cazări, atunci cererea de bilete de avion pe care aceasta o are s-ar putea să fie una mică. Cel mai bun lucru, în acest caz, ar fi să obțineți un software care să răspundă nevoilor de bază ale unei agenții de turism (adică se concentrează în cea mai mare parte pe rezervările de pachete și cazări).
În general, oamenii au impresia că tariful unui produs este direct proporțional cu calitatea pe care acesta o livrează, însă acest lucru nu este întotdeauna adevărat. Dacă ne referim la partea de software, cel mai important lucru care trebuie luat în considerare este faptul că nevoile și cererile unei agenții de turism pot fi sau nu îndeplinite cu ajutorul acelui software. Pe de altă parte, software-ul optim pentru agenția ta nu va veni gratis, așa că ideea de a găsi un software la un preț foarte mic care să servească scopului tău nu este neapărat corectă, putând ajunge foarte ușor sa creeze chiar mai multe probleme agenției tale.
Pe piață există o foarte mare varietate de software-uri special create pentru agențiile de turism. Unele dintre acestea oferă câteva caracteristici destul de interesante, cum ar fi un istoric al comunicării cu clientul, emitere documente rezervare, transmitere rezervări direct în B2B-ul touroperatorului, creare oferte prin interogarea simultană a tuturor partenerilor integrați și multe altele. Totodată, un software de genul acesta este foarte folositor în structurarea unei baze de date clienți sau generarea rapoartelor pe fiecare agent în parte, caracteristici foarte utile pentru agenția ta.
Alte software-uri sunt specializate în îndeplinirea tuturor cerințelor unei agenții în ceea ce privește nevoile contabile. Acest tip de software are ca principale caracteristici generarea facturilor, administrarea și monitorizarea inventarului, conectarea și schimbul de informații cu anumite bănci. Dealtfel, acest software ajută la stocarea în siguranță a informațiilor din cadrul unei organizații și la analizarea vânzărilor. Alte caracteristici pot include și monitorizarea comisionului din vânzări al fiecărui agent de turism și nivelul performanței angajaților.
În final, foarte importantă în cadrul unei organizații este și gestionarea relațiilor cu clienții, iar unele software-uri sunt special create pentru a servi acestui scop. Acest tip de software oferă caracteristici precum personalizarea dashboard-ului, crearea de categorii specifice zonei de travel care să servească clientului, suportarea a diferite canale de marketing si crearea unui set integrat de instrumente de marketing.
