Ce beneficii ai atunci când software-ul pe care îl folosești permite comunicarea prin e-mail? Cum arată comunicarea în această situație?
În următoarele rânduri îți vom prezenta beneficiile și caracteristicile utilizării unui software care permite centralizarea tuturor conversațiilor dintre tine și clienții sau furnizorii tăi.
Caracteristici cheie:
- Conectarea adreselor de Gmail, Outlook sau a oricăror alte servicii de e-mail la software (centralizarea e-mail-urilor)
- Conectarea conversațiilor/solicitărilor de ofertă la o anumită rezervare
- Urmărirea e-mail-urilor prin intermediul numărului de rezervare
- Urmărirea conversațiilor cu clienții și furnizorii de pe o anumită solicitare sau rezervare
- Trimiterea de mail-uri/documente direct din sistem
- Înregistrarea mai multor adrese/conturi de mail
- Alocarea mai multor useri la o anumită cutie poștală
- Posibilitatea de a vizualiza toți userii și conversațiile acestora
- Urmărirea istoricului tuturor mail-urilor
- Conectează serviciul de e-mail la sistem și centralizează toate mail-urile
Indiferent că folosești Outlook, Gmail, Yahoo sau un alt serviciu de e-mail, acesta poate fi integrat în sistem, prin intermediul CRM-ului. Odată CRM-ul integrat, toate mail-urile primite prin intermediul serviciului de e-mail pot fi regăsite în baza de date a sistemului. Totodată, mail-urile trimise cu ajutorul unui serviciu de e-mail extern vor fi și acestea transmise și stocate în baza de date. Cu alte cuvinte, toate mail-urile, atât cele trimise cât și cele primite, între tine și client sau furnizor, pot fi urmărite din back-office-ul software-ului. Cu toate acestea, nu este nevoie să renunțați de tot la serviciul de e-mail pe care îl folosiți în mod normal, deoarece toate mail-urile vor fi vizibile și acolo.
- Urmărește istoricul mail-urilor pentru fiecare conversație în parte
Odată ce o anumită conversație/solicitare este asociată unei anumite rezervări, vei putea găsi tot istoricul acesteia direct în fereastra rezervării. Cu siguranță găsești importantă monitorizarea rezervărilor și a conversațiilor corespondente acestora prin intermediul statusului în care se află fiecare rezervare în parte. Să presupunem că ai nevoie de lista tuturor conversațiilor care se află în stadiul de solicitare și vrei să știi ce solicitări au clienții tăi (prin intermediul mail-ului) pentru a le putea răspunde. Este posibil să îți dorești să urmărești și dacă tuturor le-au fost transmise ofertele. Vei putea verifica si asta.
- Urmărește tot istoricul mail-urilor cu ajutorul CRM-ului
Toate informațiile cu privire la mail-uri pot fi găsite în sistem:
- Data și ora la care au fost transmise
- Destinatar și expeditor (destinatarii pot fi diferiți dacă mai mulți angajați au propriile adrese de mail în sistem)
- Atașamentele
- Răspunsurile la mail-uri
- Numărul rezervării
- Statusul solicitării (în lucru/finalizată)
Cu ajutorul CRM-ului, poți găsi informații de bază, dar și caracteristici mai avansate cum ar fi: numărul rezervării (dacă mail-ul este trimis din rezervarea existentă, atunci răspunsul va fi legat de aceeași solicitare, și de vreme ce solicitarea este conectată cu rezervarea, în final și mail-ul va fi conectat la aceasta), statusul solicitării (pe care poți să îl definești chiar tu ca fiind fie în lucru, fie finalizată, fie rezervată). Conversația poate fi considerată „în lucru” atâta timp cât încă se așteaptă un răspuns – din partea ta sau a clientului / furnizorului. Pentru tot ceea ce este rezolvat, statusul este cel finalizat pentru a nu interfera cu conversațiile active. O altă caracteristică utilă este aceea de a putea filtra mail-urile după statusul conversației, după un anumit cuvânt/tag pe care îl poți asocia doar anumitor conversații (de exemplu asociezi cuvântul/tag-ul „Grecia” doar acelor conversații/solicitări aferente acestei destinații), după agentul de care aparține conversația, etc.
- Trimite mail-uri care conțin atașamente
În cazul în care creezi un anumit document în sistem și dorești să îl trimiți unui client, nu va fi nevoie să apelezi la serviciul de e-mail din afara sistemului. Poți foarte ușor să generezi documentele, să le atașezi și să le trimiți direct din sistem. Partea bună este că, odată ce ai adăugat o rezervare pe o conversație/solicitare, sistemul preia automat numele clientului, adresa de mail a acestuia, numărul de telefon (dacă toate acestea au fost introduse în timpul conversației). Mai departe, poți filtra anumite informații/documentele ca fiind trimise/netrimise. Astfel, vei ști cu siguranță ce documente au rămas de transmis clienților, fără teama de a trimite același lucru de două ori. De asemenea, poți trimite atașamente din fișierele pe care le ai deja în calculator (de ex.: un concept de all inclusive).
- Creează mai multe adrese de email și alocă-le angajaților
Ce este, de fapt, o adresă de e-mail? Este o cutie poștală online, publică sau privată, pentru primirea mesajelor. Poți avea mai multe cutii poștale de la diferite servicii de e-mail (Gmail, Outlook etc). În sistem poți adăuga mai multe cutii poștale pentru diferite departamente, ca mai apoi să le aloci angajaților în funcție de departamentul din care fac parte. Pot exista mai mulți useri legați la o singură adresă de mail. De exemplu, dacă ai 10 angajați în departamentul de vânzări, poți crea o cutie poștală „vanzari@AgentiaMea.ro”, la care să legi respectivele adrese de mail. Astfel, angajații din departamentul de vânzări vor putea vedea toate mail-urile care întră în această cutie poștală.
- Creează/exportă cu ușurință lista de adrese
După ce ai introdus adresa de mail a clientului, partenerului sau a furnizorului, aceasta va fi stocată și asociată respectivei persoane/companii. Așadar, după aceea, vei putea să le găsești în sistem și să le folosești și pentru alte scopuri, de exemplu pentru trimiterea de newslettere. Poți, de asemenea, să le exporți către un soft de newslettere, cum ar fi MailChimp, pentru a crea o campanie de marketing pentru ele. Totodată, poți să dezvolți o strategie specifică pentru clienți, să le trimiți oferte speciale sau felicitări cu ocazia zilei lor de naștere. Pe de altă parte, poți să îți informezi partenerii și furnizorii despre evenimente speciale pe care le organizezi sau alte activități similare.
