Automatizarea procesului de business în industria turismului, partea 1: Operațiunile

Ca și dezvoltatori software pentru agențiile de turism și tour operatori, am observat că majoritatea se plânge de aceeași problemă care tot apare în timpul comunicării cu furnizorii – se pierde prea mult timp cu procesul de confirmare a fiecărei rezervări înainte de a se trimite o cotație clientului, iar acest proces nu este unul tocmai scurt ca și durată. Pentru a crea o cotație, un agent trebuie mai întâi să aleagă din inventar produsul potrivit. Apoi, trebuie să verifice disponibilitatea la furnizori și să aștepte răspunsul acestora. Abia după ce furnizorul confirmă disponibilitatea poți contacta potențialul client.

Nu crezi că pierzi prea mult timp din cauză că trebuie să confirmi manual multiple elemente din cadrul unei singure rezervări și că din această cauză clientul trebuie să aștepte prea mult? Nu ar fi mult mai ușor dacă tot ce ar trebui să faci ar fi să dai un singur click pentru a face o verificare, decât să trimiți numeroase mail-uri?

Ce îți afectează afacerea?

Folosirea ineficientă a timpului

Cât timp pierzi verificând disponibilitatea la furnizori pentru o potențială rezervare?

Haide să luăm ca exemplu o solicitare compusă din patru servicii: transport, cazare, transfer și o excursie opțională.

Pentru fiecare dintre aceste servicii trebuie să contactezi furnizorul pentru a verifica disponibilitatea și pentru a primi o confirmare înainte de a crea o cotație pentru potențialul client.

Pe baza experienței zilnice a clienților noștri, acest proces durează aproximativ 30 de minute!

Pierderea controlului

Îți prezentăm un scenariu pe care mulți agenți de turism îl cunosc foarte bine.

Tocmai ai primit o solicitare de la un potențial client. Primul lucru pe care îl faci este acela de a contacta furnizorul pentru a verifica disponibilitatea, fie telefonic fie prin e-mail.

Odată ce ai primit răspunsul de la furnizor, vei putea trimite o ofertă clientului. Toate bune și frumoase până acum, așa-i? Nimic nu poate merge prost.

Mai puțin faptul că trebuie să părăsești biroul în cel mai scurt timp posibil, iar colegul tău trebuie să îți preia sarcinile.

Acum, tot ce trebuie să faci este să îi explici acestuia detaliile ofertei, să îi dai forward la toate mail-urile pe care le-ai trimis furnizorului, să îi dai acces la mail-ul tău pentru că acolo va veni răspunsul furnizorului… Ți-ar plăcea să împarți aceste detalii cu colegul tău? Dacă nu faci asta, s-ar putea să pierzi vânzarea.

Nu e frustrant? Faptul că nu ai toate informațiile aferente unei potențiale rezervări într-un singur loc nu este foarte practic.

Pierderea vânzării

În afară de timpul pe care îl petreci comunicând cu furnizorii, gândește-te la toate oportunitățile pe care le pierzi din cauză că potențialul client nu are timp să aștepte.

Turiștii din ziua de astăzi duc vieți active și aleg să facă rezervări în cel mai rapid mod posibil. Dacă angajații tăi fac toate verificările manual înseamnă că toate procesele au loc doar în timpul programului de lucru, nici nu se mai pune problema de week-end-uri, concedii.

Încă o dată, rezultatul este același: întârziere sau, în cel mai rău caz, o greșeală care poate duce la complicații mai mari, sau chiar pierderea clientului din cauză că nu ai putut să oferi un anumit serviciu.

Acest lucru nu numai că afectează clientul, însă poate să dăuneze și agenției tale. De exemplu, dacă un agent uită să confirme un transfer pentru un client, clientul va pierde zborul, iar agenția va fi nevoită să acopere costul biletelor de avion.

Alege TravelOS și fă lucrurile așa cum trebuie!

Soluția potrivită pentru a rezolva problemele de care se lovesc zi de zi agenții de turism este aceea de a automatiza vânzarea. Această soluție, cu ajutorul căreia se gestionează întreaga comunicare cu ajutorul sistemului, crește productivitatea prin reducerea duratei unui ciclu de vânzare.

Să presupunem că avem o rezervare care include mai multe servicii.

Cu ajutorul automatizării, vei reduce timpul pe care îl petreci verificând disponibilitatea la furnizori și vei simplifica procesul de primire a unui răspuns din partea acestora. Cum?

Sistemul interoghează în mod automat, prin API, toți furnizori pe care îi ai integrați, pentru a confirma disponibilitatea serviciilor printr-un singur click.

Odată ce primești răspunsul de la furnizori, vei putea crea o ofertă prin doar câteva click-uri, ofertă pe care mai apoi o trimiți clientului. Dacă acesta o acceptă, acum este timpul să trimiți rezervarea la furnizor.

Odată ce adaugi rezervarea în sistemul tău, ai posibilitatea ca aceasta să fie transmisă automat și către B2B-ul furnizorului.

Modul de economisire a timpului = modul de economisire a banilor

Având în vedere faptul că orele petrecute pentru confirmarea unei singure rezervări afectează în mod direct vânzările, automatizarea ajută cu siguranță la creșterea profitului. Poți calcula foarte ușor profitul dacă te gândești cât timp se consumă pentru o simplă rezervare.

Să presupunem că angajaților tăi le ia aproximativ 30 de minute pentru a verifica disponibilitatea la furnizori. Dacă agenția ta primește lunar 500 de solicitări din partea potențialilor clienți, angajaților le va lua 250 de ore de muncă pentru a le procesa.

Imaginează-ți că, odată cu creșterea numărului de cereri și cu solicitarea de rezervări mai complexe care cuprind mai mult de 5 servicii, automat crește și costul.

În plus, acest calcul nu include și potențialele schimbări care intervin din momentul confirmării rezervării până în momentul în care turistul călătorește.

Un beneficiu duce la un alt beneficiu

Pe măsură ce automatizarea va duce la scăderea timpului necesar pentru verificările transmise la parteneri, vei observa că multe părți ale afacerii tale vor începe să prospere.

Agenții vor avea mai mult timp pe care să îl dedice clienților, acest lucru reflectându-se, în cele din urmă, în creșterea ratei de conversie și a vânzărilor.

Comunicarea cu furnizorii va fi, de asemenea, rapidă și eficientă, având ca rezultat un efect pozitiv asupra clienților și un proces simplificat pentru furnizori.